【ChatGPTプロンプト黄金パターン集】文書作成時間を劇的に削減！経費50%カットを実現した企業事例も紹介

もう残業続きの文書作成に悩まされない！

皆さんは、報告書、企画書、議事録…山積みの文書作成に追われていませんか？度重なる修正作業、時間ばかりかかる非効率な作業に疲弊していませんか？企業の文書作成効率化推進担当にとって、これらの課題は頭を悩ませるものです。

A社では、従来の文書作成プロセスにChatGPTプロンプトを導入することで、文書作成時間を平均60%削減、それに伴い関連経費も50%カットすることに成功しました。

本記事では、A社がどのようにChatGPTを活用したのか、その成功事例を交えながら、すぐに使えるChatGPTプロンプトの黄金パターン集を伝授します。具体的なプロンプトテンプレートと活用シーン、効果的な作成のコツまで網羅的に解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

ChatGPTプロンプトで実現する業務効率化【ChatGPT 業務効率化】
1. ChatGPTプロンプトの基本構造４要素：役割・タスク・条件・出力フォーマット
2. 文書タイプ別ChatGPTプロンプトテンプレートと活用シーン
具体的なChatGPTプロンプト例と効果的な作成のコツ
プロンプトエンジニアリングでさらなる効率化へ

ChatGPTプロンプトで実現する業務効率化【ChatGPT 業務効率化】

ChatGPTを業務効率化ツールとして最大限に活用するには、効果的なプロンプト設計が不可欠です。プロンプトはChatGPTへの指示書のようなもの。プロンプトの質がアウトプットの質を左右すると言っても過言ではありません。

適切なプロンプトを設計することで、ChatGPTは、高品質な文書を自動生成してくれる強力なアシスタントへと変貌します。その結果、文書作成にかかる時間を大幅に短縮し、業務効率を飛躍的に向上させることが可能になります。

ChatGPTプロンプトの基本構造４要素：役割・タスク・条件・出力フォーマット

効果的なプロンプトは、以下の4つの要素で構成されています。

ChatGPTからより的確なアウトプットを引き出すために、以下の4つの要素を盛り込んで指示をしましょう。

1. 役割指定

目的: ChatGPTにどのような役割を担ってほしいかを明確に伝える。
記述例:
- 「あなたは優秀なマーケターです」
- 「あなたは顧客対応のエキスパートです」
- 「あなたは経験豊富なプログラマーです」
ポイント: 具体的な役割を指定することで、より専門性の高いアウトプットが期待できる。

2. タスク説明

目的: ChatGPTに実行してほしいタスクを具体的に指示する。
記述例:
- 「顧客からのクレームメールへの返信を作成してください」
- 「新規事業の企画書を作成してください」
- 「Pythonで画像認識プログラムを作成してください」
ポイント: タスクの内容を明確に伝えることで、ChatGPTは適切な処理を実行できる。

3. 条件・制約

目的: 出力結果に関する条件や制約を明確にする。
記述例:
- 「文字数は200字以内」
- 「ターゲットは30代女性」
- 「使用言語は日本語」
ポイント: 具体的な条件を指定することで、よりニーズに合致したアウトプットを得られる。

4. 出力フォーマット

目的: ChatGPTの出力形式を指定する。
記述例:
- 「箇条書きで出力してください」
- 「表形式で出力してください」
- 「JSON形式で出力してください」
ポイント: 具体的な出力形式を指定することで、後処理の手間を省き、より効率的に作業を進めることができる。

これらの要素を組み合わせることで、より具体的で明確な指示をChatGPTに与えることができます。

文書タイプ別ChatGPTプロンプトテンプレートと活用シーン

以下に、ビジネス文書、クリエイティブ文書、技術文書それぞれのタイプに最適なプロンプトテンプレートと活用シーン、具体的なプロンプト例を複数紹介します。

ビジネス文書（メール返信、議事録、企画書、プレゼン資料など）

例1：顧客からのクレームメールへの返信
- プロンプト：「あなたは顧客対応のエキスパートです。顧客からの以下のクレームメールに、丁寧な謝罪と解決策を提示し、今後の対応についても言及してください。
  (クレームメールの内容をここに貼り付ける)」
例2：前回の会議内容に基づいた議事録作成
- プロンプト：「あなたは議事録作成のエキスパートです。下記の会議メモを基に議事録を作成してください。決定事項、ToDoリスト、次回の議題を明記し、表形式で出力してください。
  (会議メモをここに貼り付ける)」
例3：新規サービスの企画書作成
- プロンプト：「あなたは優秀なマーケターです。新規サービスの企画書を作成してください。
- サービス名：AI搭載型翻訳サービス
- ターゲット：海外進出を目指す企業
- 競合：Google翻訳、DeepL翻訳
- 強み：
  - 最新のAI技術による高精度な翻訳
  - 専門用語にも対応した専門性の高さ
  - 利用シーンに合わせた柔軟なカスタマイズ性
    出力フォーマット：パワーポイント」

クリエイティブ文書（ブログ記事、キャッチコピー、物語など）

例1：SEOに強いブログ記事を作成
- プロンプト：「あなたはSEOに強いブログ記事作成のエキスパートです。以下のキーワードで、SEOに強く読者の検索意図とニーズに応えられるような魅力的なブログ記事を作成してください。
  キーワード：ChatGPT プロンプト
  文字数：1,000字程度
  読者ターゲット：ChatGPTを使って業務効率化を図りたいビジネスパーソン」
例2：新商品のキャッチコピーを複数作成
- プロンプト：「あなたは人の心を動かすキャッチコピーのエキスパートです。ターゲット層は20代女性の、新しい化粧品のキャッチコピーを５つ作成してください。商品の特長は(商品の特長をここに記述)です。」
例3：ショートストーリーを作成
- プロンプト：「あなたは感動的な物語を作るストーリーテラーです。舞台は近未来の東京、主人公は人工知能を搭載したロボットです。友情と葛藤をテーマに、心温まるショートストーリーを作成してください。」

技術文書（コード生成、バグ修正、仕様書など）

例1：Pythonで特定の機能を実現するコードを生成
- プロンプト：「あなたはPythonのエキスパートです。Pythonで、CSVファイルを読み込み、特定の条件に合致するデータのみを抽出するコードを生成してください。エラー処理も実装してください。
  (具体的なCSVファイルのデータ構造、抽出条件を記述)」
例2：既存コードのバグ修正
- プロンプト：「あなたは凄腕のプログラマーです。以下のPythonコードのバグを修正してください。(コードをここに貼り付ける) エラーメッセージは(エラーメッセージをここに貼り付ける)です。」
例3：新規顧客管理システムの仕様書を作成
- プロンプト：「あなたはシステム開発のエキスパートです。新規顧客管理システムの仕様書を作成してください。
  機能要件：顧客情報登録、編集、削除、検索
  非機能要件：セキュリティ、パフォーマンス
  出力フォーマット：箇条書き」

具体的なChatGPTプロンプト例と効果的な作成のコツ

企画書作成を効率化するChatGPT プロンプト例

例：「あなたは経験豊富な経営コンサルタントです。新規商品の企画書を作成してください。ターゲットは20代男性で、競合製品との比較、市場分析、マーケティング戦略を含めてください。表形式で主要な数値データをまとめてください。新商品の具体的な特徴は(新商品の特徴をここに記述)です。」
背景情報や具体的な数値データを含めることで、より精度の高い企画書を作成できます。
複数のパターンを生成させて比較検討することで、最適な企画書を選択できます。

ChatGPTによる議事録作成と時間短縮の秘訣

例：「あなたは議事録作成AIです。以下のZoom会議の書き起こしデータから議事録を作成してください。
発言者名：田中、佐藤、鈴木
発言時刻：発言ごとに記録
決定事項：箇条書きで明記
出力形式：表形式
(Zoom会議の書き起こしデータをここに貼り付ける)」
会議の目的や参加者をプロンプトに含めることで、より精度の高い議事録を作成できます。
必要に応じて、特定のキーワードを抽出する指示を追加できます。
音声データやメモ書きを元に、議事録を自動生成することで、議事録作成の手間を大幅に削減し、他の業務に時間を充当できます。
AIによる自動生成によって、人為的なミスを減らし、正確な議事録を作成できます。
プロンプトを工夫することで、議事録のフォーマットや内容を自由にカスタマイズできます。

効果的なプロンプト作成のコツ

具体的に指示を出す: あいまいな表現は避け、ChatGPTが誤解なくタスクを実行できるよう、具体的かつ詳細な指示を記述しましょう。
出力形式を指定する: 希望する出力形式（箇条書き、表形式、特定のファイル形式など）を明確に指定することで、後処理の手間を省き、効率化できます。
文脈情報を提供する: 背景情報、関連資料、具体的な数値データなどを提供することで、より精度の高いアウトプットを得られます。
複数回試行し、最適なプロンプトを見つける: 一度で完璧なプロンプトを作成することは難しいです。複数回試行し、修正を繰り返すことで、最適なプロンプトに近づけることができます。
機密情報はプロンプトに入力しない: 個人情報、顧客情報、社外秘情報など、機密情報はプロンプトに入力しないでください。情報漏洩のリスクがあります。