簡単！ChatGPTでプロンプトを使って進捗報告書を作る方法【テンプレート付き】

プロジェクト進捗報告書作成の苦痛から解放！ChatGPTでスマートにこなす方法

プロジェクト進捗報告書作成の苦痛から解放！ChatGPTでスマートにこなす方法

プロジェクトの進捗報告、面倒に感じていませんか？関係者への共有、状況整理、報告書の作成…やることはたくさんあるのに、時間ばかりが過ぎていく…と悩んでいる方もいるかもしれません。

そんな悩みを解決するのが、今話題のAIツール「ChatGPT」です！ChatGPTを使えば、誰でも簡単に、そしてスピーディーに、わかりやすいプロジェクト進捗報告書を作成できます。

今回は、ChatGPTでプロジェクト進捗報告書を効率的に作成するための、とっておきのプロンプト（指示書）をご紹介します。

優秀なプロンプトで、報告書作成が劇的に楽になる！

以下のプロンプトをChatGPTに入力するだけで、フォーマルなプロジェクト進捗報告書が自動で作成されます。

# プロジェクト進捗報告書作成のプロンプト

# 前提条件
- タイトル: プロジェクトの進捗状況を明確に報告するためのプロンプト
- 依頼者条件: プロジェクトマネージャーやチームリーダーなど、プロジェクトの進捗状況を関係者に報告する必要がある人。
- 前提知識: プロジェクトの目標、現状における達成度、発生している課題やリスク、今後の計画などを具体的に記述する必要があることを理解している。
- 目的と目標: プロジェクトの進捗状況を関係者間で共有し、問題点やリスクを早期に発見し、対応することで、プロジェクトを成功に導く。

# 実行指示
以下の情報を元に、プロジェクト関係者に向けて、プロジェクトの進捗状況を報告する報告書を作成してください。

# 情報
プロジェクト名="
{プロジェクトの名称}
"
報告日="
{報告書を作成する日付}
"
期間="
{報告対象期間。例：2023年10月23日～2023年10月27日}
"
全体進捗="
{現状におけるプロジェクト全体の進捗率を記述する。}
"
進捗状況="
{作業項目ごとに、進捗状況を具体的に記述する。 例：顧客との要件定義が完了し、現在システム設計を進めている。}
"
課題="
{現状で発生している課題、または今後発生する可能性のあるリスクを記述する。}
"
今後の計画="
{今後、いつまでに、誰が、どのような作業を行うかを具体的に記述する。}
"

# 出力フォーマット

## プロジェクト進捗報告書

**プロジェクト名:** {プロジェクト名}

**報告日:** {報告日}

**報告対象期間:** {期間}

**1. 全体進捗**

{全体進捗}

**2. 進捗状況**

{進捗状況}

**3. 課題**

{課題}

**4. 今後の計画**

{今後の計画}


# スタイルとトーン
- スタイル: 客観的かつ簡潔に記述する
- トーン: フォーマル

# 補足:
指示の再確認は不要です。
結論やまとめは不要です。
自己評価は不要です。
出力フォーマットの形式を厳守してください。

情報入力はたったの7項目！

例えば、「〇〇システム開発プロジェクト」の進捗報告書を、2023年10月27日現在の情報で作成するとします。

プロジェクト名: 〇〇システム開発プロジェクト
報告日: 2023年10月27日
期間: 2023年10月20日〜2023年10月27日
全体進捗: 30%
進捗状況: 顧客との要件定義が完了し、現在システム設計を進めている。データベース設計は30%完了、API設計は未着手。
課題: データベース設計に遅延が発生している。当初予定していたデータベース設計ツールが使用できないことが判明し、代替ツールの選定に時間を要している。
今後の計画: 10月28日までに代替ツールの選定を完了し、データベース設計を再開する。並行して、10月30日からAPI設計に着手する。

上記の情報をプロンプトの「情報」の項目にそれぞれ当てはめてみましょう。

入力例

# プロジェクト進捗報告書作成のプロンプト

# 実行指示
以下の情報を元に、プロジェクト関係者に向けて、プロジェクトの進捗状況を報告する報告書を作成してください。

# 情報
プロジェクト名="
〇〇システム開発プロジェクト
"
報告日="
2023年10月27日
"
期間="
2023年10月20日〜2023年10月27日
"
全体進捗="
30%
"
進捗状況="
顧客との要件定義が完了し、現在システム設計を進めている。データベース設計は30%完了、API設計は未着手。
"
課題="
データベース設計に遅延が発生している。当初予定していたデータベース設計ツールが使用できないことが判明し、代替ツールの選定に時間を要している。 
"
今後の計画="
10月28日までに代替ツールの選定を完了し、データベース設計を再開する。 並行して、10月30日からAPI設計に着手する。
"

# 出力フォーマット

## プロジェクト進捗報告書

**プロジェクト名:** {プロジェクト名}

**報告日:** {報告日}

**報告対象期間:** {期間}

**1. 全体進捗**

{全体進捗}

**2. 進捗状況**

{進捗状況}

**3. 課題**

{課題}

**4. 今後の計画**

{今後の計画}

# スタイルとトーン
- スタイル: 客観的かつ簡潔に記述する
- トーン: フォーマル

# 補足:
指示の再確認は不要です。
結論やまとめは不要です。
自己評価は不要です。
出力フォーマットの形式を厳守してください。