企業の中間管理職のあなたは、報告書作成に追われて残業続きで、趣味のガジェットいじりや家族との時間を犠牲にしていませんか？
生成AIを活用すれば、報告書作成にかかる時間を大幅に短縮し、プライベートの時間を増やすことができます。
この記事では、ChatGPTやNotion AIといったツールを使った具体的な方法と、陥りやすい落とし穴を解説します。もう、残業続きの週末とはおさらばしましょう！
1. 生成AIで残業削減！時間とコストを劇的に効率化する方法
生成AIは、報告書作成を効率化する強力なツールです。今まで何時間もかかっていた作業が数時間に短縮できる可能性も！生まれた時間を部下の育成や新規事業の企画など、コア業務に集中できます。
生成AI活用のメリット
- 報告書作成にかかる時間とコストの大幅削減
- 情報収集・分析の自動化による迅速な情報入手
- 高品質な報告書の自動生成による作業効率向上
1-1. 生成AIで工数削減！70%の効率化も夢じゃない？
例えば、市場調査レポートの作成に10時間かかっていたとします。生成AIを活用すれば、情報収集・分析、レポート骨子の作成をAIが代行し、作業時間を3時間程度に短縮できる可能性があります。これは7時間、つまり70%の効率化を意味します。
1-2. 報告書作成の情報収集・分析をAIで自動化！時間短縮の秘訣
「競合他社の市場シェア」といったキーワードを入力するだけで、AIが関連情報を収集・分析し、分かりやすくまとめてくれます。リサーチ時間を大幅に短縮し、報告書の内容充実化に集中できます。
1-3. AIがあなたの秘書に？報告書作成を自動化して時間を有効活用
「現状分析」「課題」「解決策」「今後の展望」といった構成を指定すれば、AIが各セクションに必要な情報を整理し、適切な文章を作成します。あなたは内容確認と最終調整に集中できます。
2. ChatGPTで報告書作成！今日から使えるプロンプト活用術
ChatGPTは、的確な指示を出すことで、報告書作成の様々な場面で力を発揮します。その指示となるのが「プロンプト」です。ここでは、ChatGPTを最大限に活用するためのプロンプト術を紹介していきます。
2-1. 報告書作成前の準備:
ChatGPTに的確な指示を出すためには、まず以下の点を明確にしておく必要があります。
- 報告書の目的: 報告書を通して何を伝えたいのか？
- ターゲット: 誰に伝えたいのか？ (年齢層、役職、専門知識など)
- 必要な情報: 報告書に含めるべき情報は何か？
これらの要素を明確にすることで、ChatGPTへの指示が具体的になり、より質の高いアウトプットを得られるようになります。
プロンプトで情報収集を効率化:
ChatGPTは、Web上の膨大な情報の中から必要な情報を効率的に収集する強力なツールになります。
例えば、「生成AIのビジネス活用事例について、特に中小企業に焦点を当てて、最新情報を教えてください。」のように、具体的に指示を出すことで、ChatGPTはWeb上から関連する情報を収集し、分かりやすくまとめてくれます。
さらに、「引用元となるURLも合わせて教えてください。」と付け加えることで、情報の信頼性を確認することも可能です。
2-2. 【プロンプト例付き】ChatGPTで報告書のアウトラインを自動作成
報告書のアウトライン作成は、論理的な構成を考えるのに時間がかかる作業です。ChatGPTを活用すれば、この作業を効率化できます。
プロンプト例1：
「ターゲットは、AI導入を検討している中小企業経営者です。生成AIを導入するメリット、注意点、具体的な活用事例を盛り込んだ、5章構成の報告書のアウトラインを作成してください。」
プロンプト例2：
「新規事業として、AIを使ったマーケティングシステムの開発を検討しています。投資家向けの提案書として、市場分析、競合分析、ビジネスモデル、収益計画などを盛り込んだ、10ページ以内の報告書のアウトラインを作成してください。」
このように、報告書の目的やターゲット、必要な情報を明確に伝えれば、ChatGPTは適切なアウトラインを提案してくれます。
他にもChatGPTを活用した、様々な報告書作成のプロンプト例を載せています。
以下を参考に試してみましょう
生成AIで報告書作成を爆速化！ChatGPTプロンプト完全攻略ガイド【テンプレ付】
論理的な構成で説得力UP！:
より精度の高いアウトラインを作成するために、以下の点に注意してプロンプトを入力してみましょう。
- 章立ての数や構成: 章立ての数や順番を指定することで、より具体的なアウトラインを作成できます。
- キーワード: 重要なキーワードを含めることで、ChatGPTが関連性の高い情報を収集しやすくなります。
- 表現: よりフォーマルな表現や、特定の表現方法を指定することで、アウトラインの精度を高めることができます。
2-3. 【プロンプト例付き】ChatGPTで報告書の本文を自動生成
アウトラインが完成したら、次は本文の作成です。ChatGPTは、各章の内容に合わせた文章を自動生成してくれます。
プロンプト例：
「「生成AI導入のメリット」という章の本文を、箇条書きで3つ、具体例を交えながら200字以内で記述してください。」
このように、章のタイトルや文字数、表現方法などを具体的に指示することで、イメージに近い文章を生成できます。
精度を高める！本文生成のプロンプト術:
より自然で分かりやすい文章を生成するために、以下のポイントを意識してプロンプトを入力してみましょう。
- ターゲット層を意識した表現: 専門用語を避ける、平易な言葉を使うなど、ターゲットに合わせた表現を心がけましょう。
- 具体例を交える: 抽象的な説明ではなく、具体的な事例を交えることで、より分かりやすい文章になります。
- 論理展開を意識する: 文頭に「つまり」「しかし」などの接続詞を追加する、段落の役割を明確にするなど、論理的な文章構成を意識しましょう。
2-4. 【プロンプト応用編】ChatGPTで図表作成:
ChatGPTは、データを入力すれば、表形式に整理したり、簡単なグラフを作成することも可能です。
プロンプト例：
「以下のデータを基に、円グラフを作成してください。
- 国内市場シェア: A社 60%、B社 25%、C社 15%」
図表をさらに魅力的に:
ChatGPT単体では、複雑なグラフや図を作成することは難しいですが、連携できるビジュアル化ツールを活用することで、より効果的な資料を作成できます。
例えば、Googleスプレッドシートと連携すれば、ChatGPTで生成したデータを基に、様々な種類のグラフを簡単に作成できます。
これらのプロンプト活用術を参考に、ChatGPTを駆使すれば、報告書作成にかかる時間と労力を大幅に削減できるはずです。
3. 生成AI活用で失敗しないための３つのポイント
3-1. ファクトチェックは必須！AIの情報は鵜呑みにしない
生成AIは便利なツールですが、出力された情報は必ずしも正確ではありません。特に数値データや専門的な情報は、必ずファクトチェックを行いましょう。
3-2. セキュリティ対策を万全に！情報漏洩リスクを防ぐ
社内規定に則り、機密情報や個人情報は入力しないでください。各ツールのセキュリティポリシーを確認し、適切な設定を行いましょう。IPAのセキュリティ対策サイトなどを参考に、情報セキュリティ対策を強化しましょう。
3-3. 効果的なプロンプト作成研修でチーム全体をレベルアップ
生成AIを効果的に活用するには、効果的なプロンプトの書き方を学ぶ必要があります。社内研修などを実施し、チーム全体のスキルアップを目指しましょう。
4. まとめ：生成AIでスマートな報告書作成を実現
この記事では、生成AIを使った報告書作成の効率化について解説しました。ツールを活用することで、時間とコストを削減し、より質の高い報告書を作成できます。適切なセキュリティ対策を行いながら、生成AIを積極的に活用し、生産性向上を目指しましょう。
