企画書、報告書、提案書、メール…日々のビジネスで様々な文書作成に追われていませんか？「どう書き始めればいいか分からない」「構成に時間がかかる」「説得力のある文章が書けない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そんな悩みを一挙に解決してくれるのが、AIツール「ChatGPT」です！ChatGPTを使えば、誰でも簡単に、プロフェッショナルレベルのビジネス文書を短時間で作成することができます。
今回は、ChatGPTでビジネス文書を効率的に作成するための、万能プロンプト（指示書）をご紹介します。
優秀なプロンプトで、文書作成が劇的に楽になる！
以下のプロンプトをChatGPTに入力するだけで、目的に応じた構造的で説得力のあるビジネス文書が自動で作成されます。
# ビジネス文書作成効率化プロンプト
# 前提条件:
- タイトル: ビジネス文書作成効率化プロンプトテンプレート
- 依頼者条件: 効率的に質の高いビジネス文書を作成したいビジネスパーソンや経営者
- 前提知識: 基本的なビジネス文書の種類と目的に関する理解
- 目的と目標: 目的に合った構造的で説得力のあるビジネス文書を短時間で作成し、ビジネスコミュニケーションの質と効率を向上させること
# 実行指示:
以下の[情報]を基に、{文書種類}の形式に沿った、{目的}のための効果的なビジネス文書を作成してください。文書は{対象読者}に適したトーンと表現を用い、{重要ポイント}を明確に伝えるものにしてください。[出力フォーマット]に従い、[文書作成ルール]を守りながら記述してください。
# 情報:
文書種類="
作成したい文書の種類（企画書/報告書/提案書/メール/議事録など）
"
目的="
文書作成の目的（情報共有/意思決定/承認依頼/提案/交渉など）
"
対象読者="
文書の読み手（上司/クライアント/チームメンバー/社外関係者など）
"
重要ポイント="
伝えるべき主要なメッセージや情報
"
背景情報="
関連する状況や経緯
"
希望するトーン="
フォーマル/セミフォーマル/カジュアル/説得的/協力的など
"
文書の長さ="
希望する文字数や分量の目安
"
# 出力フォーマット:
【文書タイトル】
[適切なタイトル]
【宛先】
[対象読者に応じた適切な宛名]
【件名/要旨】
[文書の内容を端的に表す件名または要旨]
【本文】
[導入部: 背景情報や文書の目的を簡潔に説明]
[本論部: 重要ポイントを論理的に展開]
- [ポイント1]
- [ポイント2]
- [ポイント3]
...
[具体的なデータや事例]
[視覚的な情報の提案（必要に応じて）]
[結論/提案/依頼事項]
[次のステップや期待するアクション]
【締めくくり】
[適切な結びの言葉]
[署名/連絡先情報]
# 文書作成ルール:
- ビジネスシーンに適した簡潔で明確な表現を使用する
- 一文一義で、複雑な内容は箇条書きや段落分けで整理する
- 客観的な事実と主観的な意見・提案を明確に区別する
- 読み手の立場や関心事を考慮した内容構成にする
- 論理的な流れを意識し、結論や重要事項を適切な位置に配置する
- 専門用語は必要に応じて説明を加える
- 文書の目的に合わせた適切な敬語や表現を使用する
- 文書の長さは指定された範囲内に収める
# 補足:
- 指示の復唱はしないでください。
- 自己評価や不要な前置きは書かないでください。
- [出力フォーマット]のフォーマット形式を厳守してください。
- 文書の種類や目的に応じて、必要な要素を追加または省略してください。
- 読み手の行動を促す明確なメッセージを含めてください。情報入力はたったの7項目！
例えば、「新商品の販売促進提案書」を作成するとします。
- 文書種類: 提案書
- 目的: 承認依頼
- 対象読者: 営業部長
- 重要ポイント: 新商品の売上拡大のため、SNS広告とインフルエンサーマーケティングを組み合わせた販売促進施策を提案。予算200万円で売上30%アップを目指す。
- 背景情報: 新商品の認知度が低く、従来の広告手法では効果が限定的。ターゲット層（20-30代女性）のSNS利用率が高い。
- 希望するトーン: 説得的
- 文書の長さ: A4用紙2枚程度
上記の情報をプロンプトに当てはめてみましょう。
入力例
# ビジネス文書作成効率化プロンプト
# 前提条件:
- タイトル: ビジネス文書作成効率化プロンプトテンプレート
- 依頼者条件: 効率的に質の高いビジネス文書を作成したいビジネスパーソンや経営者
- 前提知識: 基本的なビジネス文書の種類と目的に関する理解
- 目的と目標: 目的に合った構造的で説得力のあるビジネス文書を短時間で作成し、ビジネスコミュニケーションの質と効率を向上させること
# 実行指示:
以下の[情報]を基に、{文書種類}の形式に沿った、{目的}のための効果的なビジネス文書を作成してください。文書は{対象読者}に適したトーンと表現を用い、{重要ポイント}を明確に伝えるものにしてください。[出力フォーマット]に従い、[文書作成ルール]を守りながら記述してください。
# 情報:
文書種類="
提案書
"
目的="
承認依頼
"
対象読者="
営業部長
"
重要ポイント="
新商品の売上拡大のため、SNS広告とインフルエンサーマーケティングを組み合わせた販売促進施策を提案。予算200万円で売上30%アップを目指す。
"
背景情報="
新商品の認知度が低く、従来の広告手法では効果が限定的。ターゲット層（20-30代女性）のSNS利用率が高い。
"
希望するトーン="
説得的
"
文書の長さ="
A4用紙2枚程度
"
# 出力フォーマット:
【文書タイトル】
[適切なタイトル]
【宛先】
[対象読者に応じた適切な宛名]
【件名/要旨】
[文書の内容を端的に表す件名または要旨]
【本文】
[導入部: 背景情報や文書の目的を簡潔に説明]
[本論部: 重要ポイントを論理的に展開]
- [ポイント1]
- [ポイント2]
- [ポイント3]
...
[具体的なデータや事例]
[視覚的な情報の提案（必要に応じて）]
[結論/提案/依頼事項]
[次のステップや期待するアクション]
【締めくくり】
[適切な結びの言葉]
[署名/連絡先情報]
# 文書作成ルール:
- ビジネスシーンに適した簡潔で明確な表現を使用する
- 一文一義で、複雑な内容は箇条書きや段落分けで整理する
- 客観的な事実と主観的な意見・提案を明確に区別する
- 読み手の立場や関心事を考慮した内容構成にする
- 論理的な流れを意識し、結論や重要事項を適切な位置に配置する
- 専門用語は必要に応じて説明を加える
- 文書の目的に合わせた適切な敬語や表現を使用する
- 文書の長さは指定された範囲内に収める
# 補足:
- 指示の復唱はしないでください。
- 自己評価や不要な前置きは書かないでください。
- [出力フォーマット]のフォーマット形式を厳守してください。
- 文書の種類や目的に応じて、必要な要素を追加または省略してください。
- 読み手の行動を促す明確なメッセージを含めてください。あとはChatGPTに入力するだけ！
上記のように、必要な情報をプロンプトに貼り付けてChatGPTに入力すれば、プロフェッショナルなビジネス文書が自動で作成されます。
ChatGPTを活用すれば、文書作成にかかる時間を大幅に短縮し、より戦略的な業務に集中することができます。 ぜひ、この万能プロンプトを試して、効率的なビジネスコミュニケーションを実現してください。
