あなたはこんな悩みありませんか？
- ビジネスメールの文章を考えるのに時間がかかる
- 丁寧な表現が分からず、失礼なメールを送ってしまわないか不安
- もっと早くメールを終わらせて、他の業務に集中したい
そんな悩みを解決するのが、最新AIツール「ChatGPT」です。ChatGPTを使えば、まるで人間が書いたかのような自然で高品質なビジネスメールを、驚くほど簡単に作成できます。
この記事では、ChatGPTを使って、相手に好印象を与え、ビジネスを円滑に進めるためのビジネスメールを作成する「プロンプト」を、例文付きで分かりやすくご紹介します。
この記事を読めば、もうビジネスメール作成に頭を悩ませることはありません！
ChatGPTプロンプトでビジネスメール作成を効率化！
ChatGPTで思い通りのメールを作成するには、適切な指示を出す「プロンプト」が重要です。
以下のプロンプトをChatGPTに入力してみてください。必要な情報を埋めるだけで、完璧なビジネスメールが完成します。
# ビジネスメール作成のプロンプト
# 前提条件
- タイトル: 敬意と明確性を兼ね備えたビジネスメール作成のプロンプト
- 依頼者条件: 円滑なビジネスコミュニケーションを目的とし、相手に失礼なく、かつ要件を明確に伝えたいと考えている利用者
- 前提知識: ビジネスメールにおける基本的なマナー（件名、宛先、挨拶、締め、署名など）を理解している。
- 目的と目標: 相手に意図が正しく伝わり、良好なビジネス関係を構築することを目的とする。
# 実行指示
以下の情報を元に、**{相手}**に向けて、**{目的}**を達成するための、簡潔でわかりやすく、かつ丁寧な表現のビジネスメール本文を作成してください。
以下の出力フォーマットを参考にして出力してください。
# 情報
相手="
{相手の会社名}, {相手の名前} {相手の役職}様
"
目的="
{メールの目的}
"
背景="
{メールを送るに至った背景や状況}
"
詳細="
{目的を達成するために相手に具体的に伝えたい内容}
"
要望="
{相手に求めるアクションがあれば具体的に記述する。例：ご回答を頂けますと幸いです。}
"
# 出力フォーマット
## 件名：{メールの件名}
{相手}
{挨拶}
{本文}
{締め}
{署名}
# スタイルとトーン
- スタイル: 簡潔でわかりやすい文章
- トーン: 丁寧で、相手に敬意を払う
# 補足:
指示の再確認は不要です。
結論やまとめは不要です。
自己評価は不要です。
出力フォーマットの形式を厳守してください。情報の説明
- 相手: メールの送信相手。会社名、部署名、役職、氏名を正しく入力する。
- 目的: メールを送信する目的を簡潔に記述する。
- 背景: メールを送信するに至った背景や状況を記述する。
- 詳細: 相手に具体的に伝えたい内容を記述する。箇条書きも活用し、わかりやすく整理する。
- 要望: 相手に求めるアクションがあれば具体的に記述する。
情報入力はたったの5項目！
プロンプトに入力する情報は、たったの5項目です。
例えば、株式会社B社の山田部長に、御社のサービス導入について問い合わせたいとします。
- 相手: 株式会社B社 山田太郎 部長様
- 目的: 貴社サービス導入に関する問い合わせ
- 背景: 貴社ホームページを拝見し、サービス内容に大変興味を持った。
- 詳細: サービス導入に関する詳細な資料をいただきたい。
- 要望: 担当者の方にご連絡いただけると幸いです。
上記の情報をプロンプトに当てはめてみましょう。
入力例
# ビジネスメール作成のプロンプト
# 前提条件
- タイトル: 敬意と明確性を兼ね備えたビジネスメール作成のプロンプト
- 依頼者条件: 円滑なビジネスコミュニケーションを目的とし、相手に失礼なく、かつ要件を明確に伝えたいと考えている利用者
- 前提知識: ビジネスメールにおける基本的なマナー（件名、宛先、挨拶、締め、署名など）を理解している。
- 目的と目標: 相手に意図が正しく伝わり、良好なビジネス関係を構築することを目的とする。
# 実行指示
以下の情報を元に、**{相手}**に向けて、**{目的}**を達成するための、簡潔でわかりやすく、かつ丁寧な表現のビジネスメール本文を作成してください。
以下の出力フォーマットを参考にして出力してください。
# 情報
相手="
株式会社B社 山田太郎 部長様
"
目的="
貴社サービス導入に関する問い合わせ
"
背景="
貴社ホームページを拝見し、サービス内容に大変興味を持った。
"
詳細="
サービス導入に関する詳細な資料をいただきたい。
"
要望="
担当者の方にご連絡いただけると幸いです。
"
# 出力フォーマット
## 件名：{メールの件名}
{相手}
{挨拶}
{本文}
{締め}
{署名}
# スタイルとトーン
- スタイル: 簡潔でわかりやすい文章
- トーン: 丁寧で、相手に敬意を払う
# 補足:
指示の再確認は不要です。
結論やまとめは不要です。
自己評価は不要です。
出力フォーマットの形式を厳守してください。あとはChatGPTに任せるだけ！
上記のように情報をプロンプトに貼り付けてChatGPTに入力すれば、件名、挨拶、本文、締め、署名まで完璧なビジネスメールが完成します。
実際にプロンプトをコピーして、ChatGPTに入力してみましょう！ (ChatGPT公式サイトへのリンク)
ChatGPTを活用すれば、これまで30分かかっていたビジネスメール作成が、たったの5分で完了します。空いた時間で、戦略立案や顧客対応など、より重要な業務に集中できます。ぜひ、このプロンプトを試して、業務効率化を実現してください！
